Traitement des données des salariés de la structure
Dans le cadre de la gestion du personnel et de la paie, nous sommes amenés à collecter certaines de vos données personnelles. Ces données personnelles ne seront traitées ou utilisées que dans la mesure où cela est nécessaire pour :
1. Exécuter votre contrat de travail :
– Versement du salaire et le cas échéant, des avances sur salaire et remboursement de frais professionnels
– Transmission de correspondances (par courrier ou par mail) en lien avec votre activité professionnelle et/ou avec votre situation professionnelle
– Mise à disposition d’équipements informatiques et/ou de télécommunications
– Gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements, matériel téléphonique, véhicules et cartes de paiement
– Etablissement des relevés liés à l’utilisation des services de téléphonie pour un usage professionnel et le cas échéant, à des fins privées
– Gestion de la messagerie électronique professionnelle, à l’exclusion de tout traitement permettant le contrôle individuel de l’activité des salariés
– Gestion des tâches des salariés à l’exclusion de tout traitement permettant un contrôle individuel de leur productivité
– Réalisation de l’évaluation professionnelle
– Gestion des compétences professionnelles internes et validation des acquis de l’expérience professionnelle
– Réalisation de simulations de carrière
– Gestion des demandes de formation professionnelle, suivi des périodes de formation, organisation des formations, évaluation des connaissances et des formations
2. Répondre à une obligation légale et/ou réglementaire (en application du Code du travail, du Code de l’action sociale et des familles, du Code de la sécurité sociale, du Code de la Santé Publique, du Code général des impôts et de toutes dispositions légales ou règlementaires non codifiées applicables aux employeurs) et/ou conventionnelle (convention collective applicable et accords d’entreprise) :
– Etablissement de la déclaration d’emploi de travailleurs handicapés
– Etablissement de la DPAE (déclaration préalable à l’embauche), et de la DSN (déclaration sociale nominative) auprès de l’URSSAF
– Mise en place, gestion et suivi du prélèvement à la source (paiement de l’impôt sur le revenu auprès de l’administration fiscale)
– Inscription aux régimes prévoyance et frais de santé
– Réalisation des déclarations à l’administration fiscale et aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance
– Transmission à l’Agence régionale de santé de la liste et de l’identité des professionnels exerçant au sein d’un centre de soins infirmiers, copie de leur diplôme et de leur immatriculation professionnelle ADELI et RPPS
– Gestion des réunions des instances représentatives du personnel
3. Répondre aux intérêts légitimes de l’employeur, liés au bon fonctionnement de l’entreprise et/ou du service auquel sont rattachés les salariés :
– Gestion des annuaires internes et des organigrammes
– Réalisation du suivi et de la maintenance du parc informatique, gestion des annuaires informatiques permettant de définir les autorisations d’accès aux applications et réseaux, mise en œuvre des dispositifs destinés à assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications informatiques et des réseaux, à l’exclusion de tout traitement permettant le contrôle individuel de l’activité des salariés
– Mise en place de réseaux privés virtuels internes permettant la diffusion de données de gestion administrative des personnels (intranet)
– Gestion des agendas professionnels des salariés
– Gestion et maintenance du parc téléphonique, gestion de l’annuaire téléphonique interne et gestion de la messagerie interne
– Géolocalisation du personnel pour les finalités suivantes : suivi et facturation de la prestation de services ; sûreté ou sécurité de l’employé et du véhicule ; mise en œuvre d’une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence ; contrôle du respect des règles d’utilisation du véhicule définies par le responsable de traitement, sous réserve de ne pas collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur ; suivi du temps de travail (ce suivi ne pouvant être réalisé par un autre moyen), à l’exception de toute localisation en dehors du temps de travail des employés concernés
Vos données, lorsqu’elles sont strictement nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, sont communiquées aux destinataires suivants :
– Les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel, de la comptabilité et de la paie
– Les supérieurs hiérarchiques des salariés concernés
– Les instances représentatives du personnel, s’agissant des coordonnées professionnelles et des données strictement nécessaires à la représentation des salariés
En outre, ces données peuvent être transmises à des destinataires extérieurs, en application des dispositions légales et/ou réglementaires :
– Avocats et autorités judiciaires/administratives en cas de défense de la structure en justice
– Personnes chargées du contrôle (commissaire aux comptes, experts-comptables)
– Organismes financiers teneurs des comptes mouvementés
Vos informations personnelles seront conservées en base active aussi longtemps que nécessaire à l’exécution de votre contrat de travail, à l’accomplissement par l’entreprise de ses obligations légales et réglementaires, ainsi qu’à l’exercice des prérogatives lui étant reconnues par la loi et la jurisprudence. Au-delà, elles seront archivées conformément aux dispositions légales et réglementaires.
Pendant toute la durée de conservation de vos données personnelles, nous mettons en place les moyens appropriés pour assurer leur confidentialité et leur sécurité.
Conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de vos données ou encore de limitation du traitement. Vous pouvez, uniquement pour un motif légitime, vous opposer au traitement des données vous concernant.
Vous pouvez, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer vos droits en contactant, par email à l’adresse suivante : avbmarignane@gmail.com. Vous pouvez également prendre contact avec notre délégué à la protection des données : ROSANO Rémi au 04 42 07 49 32.
Vous pouvez également introduire toute réclamation relative au traitement de leurs données personnelles, auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 Place de Fontenoy, 75007 Paris ; https://www.cnil.fr/). »
Prise en charge des bénéficiaires
Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »), en tant que responsable de traitement, Art de Vivre et Bien-être vous informe que dans le cadre de son service d’aide à domicile PA/PH, vos données à caractère personnel, y compris données de santé, nécessaires à l’accompagnement et suivi social et médico-social, sont collectées et traitées par ses soins pour la mise en œuvre de cette prise en charge sociale et médico-sociale et la gestion administrative de votre dossier, conformément aux dispositions du Code de l’action sociale et des familles applicables, et en exécution du Document individuel de prise en charge qui vous lie à Art de Vivre et Bien-être.
Vos données sont conservées tant qu’elles sont nécessaires aux finalités précitées et dans un délai maximum de 2 ans à compter de votre dernier contact avec Art de Vivre et Bien-être, et seront archivées au-delà conformément aux règles de prescription applicables.
Nous vous précisons que ces données peuvent être transmises aux organismes instructeurs et payeurs de prestations sociales ainsi qu’à l’autorité de tarification, et d’une manière générale à
tout acteur intervenant dans la prise en charge. Hors ces cas, vos données ne sont jamais communiquées à des tiers et ne donnent lieu à aucune utilisation commerciale.
Art de Vivre et Bien-être vous informe que dans le cadre de ses service d’aide à domicile, vos données à caractère personnel, nécessaires au bon déroulement de la procédure de prise de contact pour le recrutement, sont collectées et traitées par ses soins pour la mise en œuvre d’une potentielle embauche et de la gestion administrative de votre dossier, conformément aux recommandations de la CNIL.
Vos données sont conservées tant qu’elles sont nécessaires aux finalités précitées et dans un délai maximum de 2 ans à compter de votre dernier contact avec Art de Vivre et Bien-être, et seront détruites au-delà conformément aux règles de prescription applicables.
Vos données ne sont jamais communiquées à des tiers et ne donnent lieu à aucune utilisation commerciale. Vous disposez du droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de portabilité et de limitation du traitement de vos données à caractère personnel. A cette fin, vous pouvez contacter : Monsieur ROSANO Rémi au 04 42 07 49 32 ou par mail avbmarignane@gmail.com .
Vous pouvez introduire toute réclamation relative au traitement de vos données personnelles, auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 Place de Fontenoy, 75007
Paris ; https://www.cnil.fr/). »
Conditions d’utilisation du site Web
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.
Le présent site internet est accessible à l’adresse https://www.avb-marignane.fr/ (ci-après le “ Site ”) est la propriété de l’Association Art de Vivre et Bien-être. Il est édité par l’association. Le directeur de la publication de ce site Internet est Monsieur Rémi ROSANO, en qualité d’Assistant de Direction de l’association Art de Vivre et Bien-être.
L’hébergeur technique du site est la société O2switch dont le siège social est situé 224 Boulevard Gustave Flaubert 63000 Clermont Ferrand.
Merci de bien vouloir lire attentivement l’intégralité des présentes Conditions d’Utilisation avant de consulter le Site. Les présentes Conditions d’Utilisation ont pour objet de définir les modalités d’accès et d’utilisation du Site proposé aux internautes par Art de Vivre et Bien-être. La consultation du Site reste subordonnée à l’acceptation intégrale et au respect des Conditions d’Utilisation suivantes qu’Art de Vivre et Bien-être se réserve de modifier ou de mettre à jour à tout moment. Dans l’hypothèse où vous ne seriez pas en accord avec tout ou partie des Conditions d’Utilisation fixées ci-après, il vous est vivement recommandé de ne pas utiliser le Site.
Accès au site
L’accès au Site est possible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sauf en cas de force majeure ou d’un événement hors du contrôle d’Art de Vivre et Bien-être et sous réserve des éventuelles pannes et interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement du Site et des matériels afférents. L’accès au service se fait à partir d’un ordinateur, smartphone ou tablette connecté à un réseau de télécommunication permettant l’accès au Site selon les protocoles de communication utilisés sur le réseau d’Internet.
Droits de propriété intellectuelle
Titularité des droits
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la propriété intellectuelle. Ces éléments restent la propriété exclusive d’Art de Vivre et Bien-être et/ou de ses partenaires (hormis les logos des partenaires d’Art de Vivre et Bien-être consultables depuis l’onglet « Partenaire »). A ce titre, sauf autorisation préalable et écrite de la société Art de Vivre et Bien-être, vous ne pouvez procéder à une quelconque reproduction, représentation, adaptation, traduction et/ou transformation partielle ou intégrale, ou un transfert sur un autre site web de tout élément propre à l’association et composant le Site. Le non-respect de cette interdiction peut constituer un acte de contrefaçon engageant vos responsabilités civile et pénale. Conformément aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle, seule est autorisée l’utilisation des éléments composant le Site à des fins strictement personnelles. A l’exception de sites diffusant des informations et/ou contenus ayant un caractère illégal et/ou à caractère politique, religieux, pornographique, xénophobe, vous pouvez créer un lien hypertexte vers le Site sur votre site, sous la double réserve qu’il s’agisse d’un lien à la Page d’accueil du site que ce lien ouvre le Site dans une nouvelle fenêtre de navigation laissant apparaître l’adresse « https://www.avb-marignane.fr/ » et sous réserve de l’accord
du Directeur de la publication. La mise en place de lien hypertexte n’autorise en aucune façon la reproduction d’élément du Site ou la présentation sur des sites tiers d’éléments du Site sous forme de Frame ou système apparenté. Enfin, la mise en place de lien hypertexte n’autorise en aucune façon de proposer l’envoi d’un message prérédigé à une adresse mail liée au Site ou la mise en place d’un système permettant l’envoi massif de messages quelque en soit la nature. Au titre de la présente autorisation, Art de Vivre et Bien-être se réserve toutefois un droit
d’opposition.
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Décharge
Les documents présentés sur le Site sont fournis “en l’état” et sans aucune garantie expresse ou tacite ; le Site peut présenter des erreurs techniques et typographiques ou autres inexactitudes, ce que vous reconnaissez et acceptez en utilisant le Site. Art de Vivre et Bien-être ne saurait être tenue responsable des erreurs ou omissions présentées par le Site ou par tout document référencé. Les informations contenues dans le Site sont non-contractuelles et sujettes à modification sans préavis. Les informations présentées sur le Site font régulièrement l’objet de mises à jour. Art de Vivre et Bien-être ne garantit pas que les fonctions contenues dans ces documents seront assurées, sans interruption et sans erreur, ni que le serveur qui les met à disposition sont exempts de virus et autres composants dangereux. En aucune circonstance, Art de Vivre et Bien-être ne sera responsable des préjudices fortuits, directs ou indirects résultant de l’utilisation des éléments du Site. Art de Vivre et Bien-être prend toutes les précautions pour que le contenu du Site ne soit pas contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs. Toutefois, si des idées ou images heurtaient certaines personnes particulièrement sensibles, Art de Vivre et Bien-être ne saurait en être responsable. La responsabilité de Art de Vivre et Bien-être ne saurait être directement ou indirectement retenue, à quelque titre et pour quelque cause que ce soit : – en cas de dommages résultant de transactions et/ou échanges d’informations
et/ou de biens et services réalisées entre les utilisateurs de ce site, le Site ne procédant à aucune vérification du contenu des petites annonces échangées entre les utilisateurs du site,
– en cas d’interruption de service du site motivée par des opérations de maintenance ou par les comportements des utilisateurs du site,
– en cas d’inaccessibilité et/ou en cas d’incapacité à utiliser le site par tout utilisateur du site,
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En tant qu’utilisateur du Site, il vous appartient de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger vos propres données et/ou logiciels de la contamination par des éventuels virus circulant sur le réseau Internet. En aucun cas Art de Vivre et Bien-être, ses employés, ses fournisseurs, ou les tiers mentionnés dans son Site ne pourront être tenus responsables, au titre d’une action en responsabilité contractuelle, en responsabilité délictuelle ou de tout autre action, de tout dommage direct ou indirect, incident ou accessoire, ou de quelque nature qu’il soit ou de tout préjudice, notamment, de nature financier ou commercial, résultant de l’utilisation du Site ou d’une quelconque information obtenue sur le Site.
En utilisant les services du Site, vous reconnaissez :
– Qu’ Art de Vivre et Bien-être ne saurait en aucun cas assumer une quelconque responsabilité en ce qui concerne les relations susceptibles d’être nouées entre les Internautes et les tiers, partenaires ou non de Art de Vivre et Bien-être, du fait ou à l’occasion de l’utilisation des Services, et/ou en ce qui concerne les services fournis par ces tiers et les conséquences qui pourraient résulter de leur utilisation.
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– avoir connaissance que toute violation des dispositions législatives en vigueur et/ou toute atteinte aux intérêts légitimes de tiers, ou à leurs droits de propriété intellectuelle, lors de la consultation d’un site Web via les liens hypertextes disponibles sur le Site, est susceptible d’entraîner des poursuites judiciaires et sanctions à son encontre.
– que, du fait de la nature du réseau Internet, les données circulant sur ce réseau ne sont pas protégées contre toute forme d’intrusion y compris par voie de piratage. Dès lors, vous reconnaissez avoir été averti que Art de Vivre et Bien-être ne peut en aucun cas assurer la confidentialité, la sécurité ou l’intégrité de quelque information que ce soit transmise sur Internet. En conséquence, il vous appartient de mettre en œuvre les moyens nécessaires afin de préserver la confidentialité des informations transmises sur le réseau Internet.
1/Candidature à un emploi
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par Art de Vivre et Bien-être (qui est le responsable de traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls le service RH, la Direction et les responsables de secteur sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires.
2/Dossiers-prospects des bénéficiaires potentiels
pour l’aide à domicile
Des renseignements pour étudier la situation des clients potentiels sont enregistrées par l’association Art de Vivre et Bien-être qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :
Finalité / | Destinataire | Durée de |
Listing des | Responsable | 3 ans après |
Accord ou | Responsable | 3 ans après |
Devis | Responsable | 3 ans après |
Outil de | Responsable | 3 ans |
Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs concernés et habilités.
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association Art de Vivre et Bien-être peut reposer sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tier financeur ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide à domicile.
3/Dossiers-clients des bénéficiaires de l’aide à domicile
Des dossiers-clients sont enregistrés par l’association Art de Vivre et Bien-être qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :
Finalités / | Destinataire | Durée de |
Listing des | Responsable | 5 ans après |
Accord de | Responsable | 5 ans après |
Devis | Responsable | 5 ans après |
Outil de | Responsable | 3 ans |
Factures et | Responsable | 10 ans après |
Facturation | Direction, | 10 ans après |
Contrat de | Responsable | 5 ans après |
RIB et | Direction, | 5 ans après |
Coupon signé | Responsable | 5 ans après |
Consentement | Responsable | 5 ans après |
Codes | Personnel | Durée du |
Badgeuse | Responsable | Se rapprocher du CD13 pour obtenir |
. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association Art de Vivre et Bien-être peut reposer sur :
– votre consentement ;
– ou l’exécution du contrat de prestation ;
– ou l’exécution des contraintes imposées par les financeurs institutionnels ;
– ou l’exécution du contrat avec l’éditeur de la badgeuse téléphonique ;
– ou l’obligation légale liée à une des législations applicables pour la branche de l’aide à domicile ;
– ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
– ou notre intérêt légitime en tant qu’association de service à domicile ;
– l’intérêt légitime ou vital de la personne concernée.
4/ Données des administrateurs
Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des données personnelles vous concernant sont conservés par Art de Vivre et Bien-être qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Ces pages web indiquent la majorité des délais de conservation de données que nous appliquons :
https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081
La base juridique du traitement de vos données personnelles est notre obligation légale de suivi et traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le
secteur d’activité de l’association.
5/ Données-fournisseurs et répertoire des contacts divers
Un système d’annuaire (partenaires, intervenants, fournisseurs…) a été mis en place par Art de Vivre et Bien-être qui est le responsable de traitement. La finalité de
cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile ou l’exécution d’un contrat d’achat ou de partenariat.
6/ Newsletter, données d’invitation et d’émargement à des événements
Un système de lettre d’information, d’invitation et d’émargement de présence à des événements pourrait être mis en place par Art de Vivre et bien-être qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion organisationnelle et promotionnelle des événements. Seul la Direction, le personnel concerné et les sociétés d’évènementiel externalisées et organisatrices sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile.
7/ Traçabilité des appels et des messages sur le répondeur
Un système de traçabilité des appels téléphoniques et des messages-répondeurs a été mis en place par Art de Vivre et Bien-être qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (n° de tel, message-répondeur…) est le suivi des appels entrants/sortants et le suivi des réclamations. Seuls le personnel administratif et le service qualité sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après l’appel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile qui a besoin d’optimiser ses process ou d’améliorer la qualité de ses prestations ou de faciliter/accélérer les réponses téléphoniques.
8/ Vos droits
Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer des lettres d’information (incluent des méthodes de désabonnement) par email ou courrier à nos clients, fournisseurs et partenaires B2B/B2C. Nous signalons aussi que notre messagerie électronique ou les applications Domiphone by Xelya sont susceptibles de faire transiter nos données informatiques en dehors de l’union européenne via des plateformes agréés Privacy Shield qui garantissent la protection des données personnelles. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par courrier postal avec Accusé de Réception adressé Art de Vivre et Bien-être, 5 place de la république 13700 Marignane. Vous disposez par ailleurs des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.